Управление временем. Как войти в рабочий режим после праздников?

Новогодние каникулы закончились, а это значит, пришло время настраиваться на рабочий лад.

Как перебороть лень и выполнить максимум задач, рассказала специалист по тайм-менеджменту Наталья Эрдман.

Лягушка на завтрак

Алёна Гаврилова, «АиФ-Мурманск»: – Наталья, как войти в привычный рабочий режим после праздников?

Наталья Эрдман:  – Как правило, после затяжных каникул люди делятся на две категории: первые радуются, что праздники закончились и рвутся в бой, а вторые (я, к слову, тоже к ним отношусь) с трудом просыпаются, несколько раз переставляют будильники и думают о том, как хорошо было бы ещё отдохнуть. Хорошая новость в том, что тех, кто хочет продлить период отдыха, большинство. Всегда нужно помнить: мы не одиноки, и наши коллеги будут пытаться тоже войти в рабочую колею.

Есть несколько полезных советов, чтобы настроиться на рабочий лад. Начнём с того, что после праздников я никогда не ставлю себе глобальных задач, стараюсь начинать с чего-то простого. В тайм-менеджменте есть правило: съешь лягушку на завтрак, но в данном случае им лучше пренебречь. Даже имея какую-то мотивацию, в рабочий ритм нужно входить постепенно. Если есть какая-то большая задача, её рекомендуется разделить на части. Полезно будет написать план на день, хотя бы примерный, и придерживаться его. Можно разобрать стол, если вы не успели это сделать до Нового года, навести порядок на рабочем столе компьютера: удалить часть старых файлов, чтобы они нас не отвлекали, создать новую папку под названием «2022». Хорошо бы почистить и электронную почту. Ещё один лайфхак: в самом начале года узнать что-то на тему, которой вы занимаетесь в профессиональной плоскости. Изучить новостную ленту, посмотреть профильные видео – всё это настраивает на рабочий лад.

В первые рабочие дни нужно уделить время общению с руководителем, чтобы построить планы на год. Можно поговорить о каких-то контрольных точках, запланировать новое обучение.

– Многие себя чувствуют разбитыми после затяжных каникул. Есть ли какие-то советы, как с этим бороться?

– Самое тяжёлое в первые дни – вовремя просыпаться по утрам, особенно если рабочий график жёсткий, а начало рабочего дня выпадает на ранние часы. Совет такой: заранее выстраивайте режим. За несколько дней до выхода на работу ставьте будильник, чтобы подстроить график. Сон – одна из основных потребностей человека, если его будет мало, мы будем чувствовать себя разбитыми, особенно в полярную ночь. Если есть возможность поспать днём, во время обеденного перерыва (что особенно актуально для тех, кто работает дома), то я бы тоже от неё не отказывалась. Подремать 15 минут будет только на пользу, но вечером всё равно нужно лечь спать пораньше. Хорошо соблюдать определённые ритуалы: принимать ванну с пеной, например, или пить успокаивающий чай с ромашкой или мятой по вечерам. Может быть, кому-то поможет аудиокнига без напряжённого сюжета. Есть и утренние ритуалы, которые помогут взбодриться. Одним подойдёт чашечка бодрящего кофе, другим – зарядка или йога. Каждый решает сам. Про правильное питание важно тоже не забывать. Пришло время выходить из майонезной «диеты», добавлять в рацион больше овощей и фруктов, чаще пить воду. Кстати, на этот счёт тоже замечательный совет: старайтесь держать на рабочем столе бутылочку питьевой воды. Это своего рода напоминание себе о том, как важно соблюдать водный баланс.

Планы от руки

– Считается, что в первые недели после отпуска или длительных праздников производительность труда снижается. Дайте нашим читателям несколько рекомендаций, что нужно сделать для того, чтобы выполнить максимум рабочих задач?

– Мне очень нравится техника, когда мы чередуем рабочее время и время отдыха. Для старта после праздников и каникул подойдёт интервал 25 минут. Условно говоря, 25 минут мы работаем – 5 минут отдыхаем. Есть мобильные приложения, которые будут контролировать эти промежутки времени. Суть в том, чтобы использовать время разумно, не отвлекаясь ни на что, особенно на сообщения личного характера в мессенджерах.

За пять минут отдыха мы должны восстановить силы: сделать небольшую зарядку, посмотреть в окно, переключить внимание. Чередование «напряжение – расслабление» заложено биоритмами. Когда войдёте в рабочий режим, можете увеличить тайминг, например: 45 минут работаете – 15 минут отдыхаете.

Продлевать будете? Рестораторы просят разрешить работу заведений ночью Подробнее

– Долгое безделье многих заставляет прокрастинировать. Есть ли какие-то советы, как бороться с этим?

– Все мы люди и где-то можем дать слабину. Ругать себя за это не нужно. Основополагающая рекомендация в данном случае – составить план на день. Если мы понимаем, какие задачи стоят перед нами, у нас остаётся меньше способов для отступления. Это не значит, что мы должны расписать свой день вплоть до минуты. Планы на день подразумевают заданный ориентир, основные задачи, которые должны быть выполнены к определённому времени. Если мы что-то не успеваем, важно провести самоанализ, почему так случилось: из-за того, что я отвлёкся, или появились новые задачи, которые меня сбили.

Есть множество вариантов построения плана. Здесь важно разобраться, что подходит именно вам. Лично я человек, который любит писать. Есть много научных исследований подтверждающих, что при письме мозг лучше запоминает информацию. Если писать от руки категорически не нравится, существует масса мобильных приложений, где можно создавать заметки. На рабочем компьютере удобно использовать популярную почтовую систему, где есть календарь.

Колесо баланса

– Традиционно начало года – время постановки глобальных целей, планирования дорогостоящих покупок, путешествий, образовательных программ. Как действовать, чтобы все они были достигнуты?

– В первую очередь нужно составить список, можно его назвать «Списком желаний», в котором прописать, что бы нам хотелось осуществить в этом году. Здесь я очень люблю так называемое «колесо баланса» – оно отражает все сферы нашей жизни. Традиционно сюда входят семья, дружба, здоровье, работа, финансы и хобби. В каждой из них мы выделяем подцели. Например, в работе. Мы задаём себе вопрос: как бы я хотел себя реализовать в этом году? А затем прописываем, что для этого нужно предпринять. Далее нам нужно выделить более мелкие задачи. В этом плане мне очень нравится поквартальное планирование, когда мы разбиваем свои цели не на год, а на 12 недель. Цели получаются более краткосрочные, что даже лучше, ведь когда мы планируем события на год, через 12 месяцев они для нас могут быть уже неактуальны. Планировать цели на год я бы не советовала ещё по одной причине: человек по своей сути существо ленивое. Многое он до последнего будет откладывать на потом, а к концу года окажется, что те цели, которые мы поставили ещё в январе, остались по-прежнему не выполнены. Если всё-таки хочется обозначить план действий на год, нужно наметить примерный ориентир, а затем выбрать, что из этого вы готовы сделать в определённом квартале. Каждую неделю мы сверяемся: что сделано за этот период, что нужно, чтобы совершить прорыв, что не получилось? К концу квартала у нас появится определённое понимание, каким образом стоит подкорректировать планы на второй квартал.

«Бывает, хочется просто лежать и ничего не делать – это тоже нормально. Но лучше, чтобы активный отдых в нашей жизни присутствовал, особенно в условиях свободного графика».

– Как вы считаете, возможно ли в современном мире устроить жизнь так, чтобы соблюсти баланс между работой и личной жизнью?

– Здесь всё зависит от вашего графика. При жёстком трудовом распорядке есть объективный минус: определённое количество времени уходит на работу, и кажется, что на решение других вопросов остаётся мало времени. У тех, кто трудится вне какого-то режима, зачастую вообще все 24 часа в сутках заняты рабочими вопросами. Им выделить время на отдых ещё сложнее. Принципиально важно планировать и свободное время, чтобы не было перекоса ни в одну из сторон. Выбирайте, чем бы вы хотели заняться: посмотреть фильм, сходить на каток или встретиться с друзьями. Бывает, хочется просто лежать и ничего не делать – это тоже нормально. Но лучше, чтобы активный отдых в нашей жизни присутствовал, особенно в условиях свободного графика.

«Со стороны руководства обязательны очные встречи, чтобы не упускать сотрудника из вида и поддерживать контакт».

– А как, на ваш взгляд, свободный график сказался на трудовой дисциплине?

– Признаюсь, я ратую за  удалёнку: это мой любимый формат работы. Я пропагандировала его ещё задолго до пандемии. Здесь есть много плюсов: мы не тратим время на дорогу, у нас остаётся больше свободного времени, чтобы провести его как нам нравится. Важен вопрос организации самого рабочего процесса. Со стороны руководства обязательны очные встречи, чтобы не упускать сотрудника из вида и поддерживать контакт. Я очень рада, что подобная тенденция будет только набирать обороты.